Dataskyddspolicy

Värmlands Idéburna (hädanefter kallat VI) månar om att skydda våra medlemmars, förtroendevaldas och vår personals personuppgifter. Här nedan hittar du vår dataskyddspolicy.

Personuppgiftsansvarig

VI:s styrelse har det övergripande ansvaret för hanteringen av personuppgifter inom VI.

Personuppgiftsombud

VI:s personuppgiftsombud är verksamhetsledaren. Se nuvarande kontaktuppgifter på vår hemsida.

Vår officiella adress är:

Värmlands Idéburna
c/o Agera Värmland
Säterivägen 7
653 41 Karlstad

Varför samlar VI in personuppgifter?

VI samlar in och behandlar personuppgifter för följande syften:

När du ska anmäla dig till en aktivitet arrangerad av VI.
När du anmäler dig som mottagare av information via e-post från VI.
När du kontaktar VI via vår officiella e-post.
När du har deltagit i ett protokollfört möte med VI.
När du gör en inbetalning till VI:s bankkonton.
När du beställer en vara eller tjänst från VI.
När du är anställd eller blir arvoderad av VI.
För att kunna behandla nomineringar för val till VI:s styrelse och valberedning.

Rättslig grund

VI arbetar med flera rättsliga grunder:

Anmälan till arrangemang utgör ett avtal eller annan rättslig förpliktelse som medger registrering.
Mottagare av information ska lämna samtycke till att bli registrerade.
Den som kontaktar VI via vår officiella e-post eller webbformulär antas ha lämnat sitt samtycke samt att uppgifterna lagras digitalt i VI:s ärendehanteringssystem.
Vid inbetalning till VI:s bankkonton bör det finnas ett avtal eller liknande rättslig förpliktelse som grund för inbetalningen.
När VI fakturerar någon sker det med stöd av avtal eller liknande rättslig förpliktelse.
För anställd personal och arvoderade sparas uppgifter som är nödvändiga för anställningen.

Vem har tillgång till uppgifterna

Personal och styrelsefunktionärer som behöver ha tillgång till VI:s register för att utföra sitt organisationsuppdrag.
VI:s kanslipersonal, styrelse och revisorer har tillgång till alla uppgifter.
Förbundsstyrelse, attestanter, revisorer och ekonomikonsultfirma (Redovisningsföreningen) har tillgång till bokföringsmaterial såsom verifikationer och andra underlag. För bokföring används tjänsten Hogia som är biträde till VI.
Myndigheter, regioner och andra bidragsgivare får veta vem som lämnat uppgifter till VI. Protokoll och andra handlingar som erfordras av bidragsgivare kan också innehålla personuppgifter. Alla uppgifter som lämnas till bidragsgivare blir offentliga allmänna handlingar. VI lämnar inte ut information om enskilda personer.
Deltagande i arrangemang samlas in genom Microsoft Office 365 som är biträde till VI.
Webbadministratörer inom organisationen samt personuppgiftsbiträde Kodfolk har åtkomst till personuppgifter lagrade via organisationens WordPress-installationer som används som primärt webbinnehållshanteringsverktyg. Verktygen med filer och databaser finns lagrade hos Oderland som är biträde till VI.
IT-administratör via biträde Life is a Highway AB, samt kanslipersonal och styrelsefunktionärer med administratörsrättigheter till Microsoft 365 har åtkomst till kontoregister med e-postuppgifter samt information som finns lagrad i organisationens digitala kontaktkatalog. Microsoft är biträde till VI. IT-administratörer har ej åtkomst till personliga e-postkonton eller e-post skickad till dem.
Funktionärer som ej hanterar e-post från VI direkt via Microsoft Office 365 samt revisorers e-postleverantörer har tillgång till personuppgifter som förmedlas via e-post.

Var lagras uppgifterna?

VI använder Microsoft 365 som primärt lagringsställe av alla dokument samt för all e-posthantering. Lagringen sker i Europa.
VI använder MailChimp för utskick av nyhetsbrev. Lagringsställe är USA och de europeiska lagarna om dataskydd regleras genom DPA.
Bokföringsuppgifter lagras hos HPS.
Protokoll och andra digitalt signerade dokument lagras hos Docusign.

Hur länge lagras uppgifterna?

Alla uppgifter som rör ekonomi sparas i sju år efter utgången av det bokföringsår då händelsen bokfördes första gången.
Protokoll lagras på obestämd tid.
Data från webbformulär lagras som längst i två år.
Övriga uppgifter sparas så länge de behövs för ändamålet.

Rätt att få tillgång till uppgifter

Du har rätt att få tillgång till uppgifter som rör dig. Kontakta oss på vår officiella adress: Värmlands Idéburna

c/o Agera Värmland
Säterivägen 7
653 41 Karlstad

Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Kontakta oss på vår officiella adress.

Rätt att bli borttagen

Om det är möjligt för oss att ta bort dina uppgifter utan att bryta mot andra lagliga förpliktelser har du rätt att få dem borttagna. Hinder mot att ta bort uppgifter kan gälla om det finns ett bindande avtal mellan dig och VI eller om du ingår i bokföringsmaterial som måste lagras en viss tid. Vissa av de tjänster VI använder kan ha rutiner för säkerhetskopiering som gör att uppgifter om dig kan ligga kvar en viss tid även efter att vi har begärt att de ska raderas.

Önskar du bli borttagen är du välkommen att antingen kontakta verksamhetsledaren. Se vår hemsida för aktuella kontaktuppgifter.

Klagomål

Om du har klagomål rörande vår personuppgiftshantering kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). IMY kan i sin tur vända sig till oss på vår officiella adress.

Senaste version är 2024-09-02
Tidigare versioner: inga